内蒙古自治区慈善总会档案管理办法

第一章 总 则

      第一条 为规范内蒙古自治区慈善总会档案管理，提高档案利用效益和管理水平，促进慈善事业健康发展，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国慈善法》等法律法规，结合工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于内蒙古自治区慈善总会档案管理工作。

      第三条 本办法所称慈善档案，是指总会在成立登记、变更登记、理事会换届、接受捐赠、开展慈善项目、管理和使用资金等活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的原始记录。

      第四条 总会档案是总会规范运作的重要依据，应确保其完整、准确、系统、安全和可用。

第二章 管理职责

第五条 总会档案管理应明确档案管理目标，制定档案分类方案、归档范围和保管期限表；配备专（兼）职档案管理人员，定期开展业务培训；保障档案工作所需经费和设施设备，确保档案存储条件符合要求。

第六条 总会法定代表人是档案工作第一责任人，应定期研究解决档案工作中的重大问题，并对档案管理工作的合规性负责。

第三章 管理原则

第七条 慈善事业档案管理应遵循以下原则：

（一）完整性原则。档案内容应全面反映慈善组织运营全过程，确保重要信息无遗漏。

（二）准确性原则。档案内容应真实、准确，客观反映实际情况。

（三）规范性原则。档案整理应符合国家及行业标准规范。

（四）及时性原则。档案材料应随办随归，确保时效性。

（五）安全性原则。采取有效措施保障档案实体和信息安全。

（六）保密性原则。对涉及个人隐私和敏感信息的档案应严格保密。

第四章 分类与整理

第八条 慈善事业档案主要分为以下类别：

（一）文书档案：登记证书、会议记录、工作总结、工作计划、行政公文、制度章程等；

（二）人事档案：员工聘用合同、考核记录、培训材料等；

（三）会计档案：财务报表、财务报告、审计报告、账簿、凭证等；

（四）项目档案：项目立项书、实施方案、评估报告等专项工作文件；

（五）募捐档案：募捐方案、捐赠协议、捐赠人信息等；

（六）声像档案：活动照片、录音、录像等；

（七）实物档案：证书、奖牌、赠品、纪念品等；

（八）专项档案：长期捐赠者档案、重大活动档案等。

第九条 各类档案整理应符合下列标准：

（一）文书档案：《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《文书档案案卷格式》（GB/T 9705）；

（二）人事档案：《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）、《干部人事档案工作条例》（2018年）；

（三）会计档案：《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）、《电子会计档案管理规范》（DA/T 94）；

（四）项目档案：《慈善组织项目管理规范》（T /ZCL 002-2020）；

（五）募捐档案：《慈善组织公开募捐管理办法》相关规定；

（六）声像档案：《照片档案管理规范》（GB/T 11821）、《录音录像档案管理规范》（DA/T 78）；

（七）实物档案：《实物档案管理办法》相关规定；

（八）专项档案：参照相关类别档案管理标准执行。

第十条 档案分类整理要求：

（一）各类档案应按照形成规律和内在联系保持有机整体性；

（二）电子档案应同时保存原数据和背景信息。

第五章 归档与保管

第十一条 制定档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表，明确各类档案的整理方法、归档范围和保管期限。可参照《慈善事业文件材料归档范围明细及保管期限》。

第十二条 归档文件应为原件，电子文件应符合国家电子档案管理要求。

第十三条 档案保管应符合下列要求：

（一）配备符合要求的档案室或专柜，确保档案存储环境安全；

（二）做好防火、防盗、防潮、防尘、防高温等工作；

（三）电子档案应定期备份；

（四）重要档案应异地异质备份。

第六章 档案信息化

第十四条 应适时推进档案信息化建设，实现传统载体档案数字化、电子档案规范化管理。

第十五条 档案信息化建设应符合以下要求：

　　（一）制定档案信息化发展规划，纳入组织信息化建设整体布局；

（二）配备必要的硬件设备和专业软件系统，确保系统稳定性；

（三）建立完善的电子档案管理制度，明确权限管理等要求；

　　（四）保障档案信息化建设专项经费，确保信息化工作持续推进。

第十六条 传统载体档案数字化应符合以下要求：

（一）优先对重要、利用频繁、易损的档案进行数字化；

（二）数字化技术标准应符合《纸质档案数字化规范》（DA/T31）要求；

　　（三）图像清晰、完整，分辨率不低于300dpi，彩色扫描应采用JPEG或TIFF格式。

第十七条 电子档案管理系统应具备以下功能：

（一）支持电子文件归档、分类、存储、检索、利用等全流程管理；

（二）符合《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784）；

　　（三）实现与办公自动化系统、业务系统的对接，确保数据一致性；

　　（四）建立系统操作日志，记录关键操作行为，日志保存期限不少于30年。

第七章 利用与销毁

第十八条 建立档案借阅、归还登记薄，编制检索工具，方便档案利用。

第十九条 档案利用应遵守国家保密规定，不得泄露应保密内容，不得涂改、损毁档案。

第二十条 到期档案应按照规定程序销毁，建立销毁清册并由负责人签字确认。

第八章 移交与公开

第二十一条 重大慈善活动档案应按规定向同级档案馆移交。

第二十二条 应依法公开财务和项目信息，接受社会监督。公开信息应包括但不限于年度工作报告、财务收支情况、项目实施效果、捐赠款物使用情况。

第九章 附 则

第二十三条 本办法由内蒙古自治区慈善总会负责解释。

第二十四条 本办法实施前形成的档案，可按照本指引要求进行规范化整理，建议在2年内完成整理工作。

第二十五条 本办法自发布之日起施行。国家另有规定的，从其规定。